商务事务办公室
带着研究基金旅行
下面的清单需要检查，因为你正在计划你的旅行. 这些项目 将帮助您确定您的旅行费用，并将加快进程.
请提供 旅行授权表格 至少在预定出发日期前两周
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检查 每日费率 对于这个区域.(超过每日最高津贴将需要PI事先批准)
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如果你想申请一个 射频旅行卡 为了您的旅行，请填写美国银行签证- RF旅行申请表 至少在旅行前4周申请卡. 这张卡可以用来支付很多费用。 节省你的开支.
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如果需要车辆运输，审查最具成本效益的方法. 国家车队, 租赁车辆RF(企业) (PDF)或私家车. 如果你选择乘坐你的私人交通工具，你会 需要使用 OGS旅行计算器 计算你的里程报销. 需要事先批准和证明 如果你开自己的车. (首选国家车队或租车)
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机票费用可通过“直达旅行”直接支付给奖项. 没有报销 是在旅行结束前用个人卡支付的吗. 射频补偿 没有升级的经济舱旅行.
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报名信息，可以用旅行卡或采购卡支付，不报销 在旅行结束前用个人资金支付
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确保提供适当的项目、任务和奖励信息 是否有足够的资金来支持你的旅行.
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出差费用的证明文件，包括但不限于商务费用 旅行的目的，明细收据原件，会议议程 与报销申请一起提交.
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由主管和/或PI批准资金使用.
请注意，任何旅费报销由国家或研究基金会资助 超过最后旅行日期120天或更长时间的旅行将被转发到 并须缴纳税款.
报销差旅费的申请必须在工作日内提交给差旅办公室 离港30天. 及时填写您的射频差旅费表将 确保准确的索赔和更快的报销旅行者.
所有费用必须记录并附在完整的射频差旅费表上. 通过确保下列项目已填写或附上，您可以帮助加快 你的报销. 请注意，我们不能为旅客报销其他人的旅费.
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出发日期和时间——这将决定是否支付餐费. 餐 可以在RF旅行费用表上报销 每日 根据住宿地点而定. 如果膳食由其他来源提供或支付 与预定的活动有关的，旅行者将不予报销. 如果旅行者 是选择以全额每日膳食津贴申领发还，那么 旅游卡不可用于购买食品和饮料.
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Mapquest/Google地图里程，如果你开私家车的话.
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酒店、会议登记、租车、机票收据原件 存根(或旅行社打印件)，用于报销任何费用 为您的旅行卡准备的或已放在您的卡上. 请注意，银行和信用卡对账单不接受代替实际 开支收据或单据.
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如果旅客不住旅馆，必须使用方法一. 有关更多信息，请参见“报销”一节下的过夜旅行报销.
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住宿的销售税只有在纽约州以外的地方才可以报销.
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非过夜旅行:当您进行一日游并要领取餐费时，您必须 是否有三餐(早餐?)的收据 & 晚餐时)起身去 每日列出. 午餐不允许报销. 否则，你只会得到 补偿5美元.00美元的早餐和12美元.00元晚餐. 两者都是应税的 非过夜旅行.
请注意，申请RF美国银行旅行卡时，您需要 填写员工射频旅行卡协议表格，并获得批准，然后 寄给旅行协调员，克里斯汀娜·哈特，101号， kehart@010fchome.com，然后将其转发给ORP审批. 然后，一旦ORP批准，它就会 发送到射频中心进行处理，他们将订购卡片，并将其发送到 在7-10个工作日内将你的申请表格上注明的地址送达 会和你一起安排培训吗.
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旅行卡 为卡片上印着名字的人旅行 |
网络卡 学生，客人和教师/工作人员旅行作为一个“团体”与学生 |
| 住宿 | 为客人、教师和学生提供住宿 |
| 报名费(仅限旅游卡或P卡支付的费用) | 教职员工会议注册 |
| 餐 | 候选人餐或招聘餐 |
| 机票 | 客人、教师和学生的机票 |
| 租车 | 租车 |
| 出租车、优步、火车和停车场 | 出租车、优步、火车和停车场 |
| 租车燃油 | 租车燃油 |
| 互联网 | |
| 电话费(与国家公务有关) | |
| 不能用于购买商品或服务 |
酒精饮料 不能 可使用。NET卡或旅行卡支付
纽约旅游资讯
请注意，任何旅费报销由国家或研究基金会资助 超过最后旅行日期120天或更长时间的旅行将被转发到 并须缴纳税款.
膳食津贴细目
早餐及晚餐的膳食津贴分项分配如下: 根据地点有不同的津贴:
| 餐费及杂费合计 | 大陆式早餐 | 晚餐 |
|---|---|---|
| $59 | $12 | $47 |
| $64 | $13 | $51 |
| $69 | $14 | $55 |
| $74 | $15 | $59 |
| $79 | $16 | $63 |
注:杂费，如给行李员、搬运工、酒店服务员等的小费.,继续 包括在津贴中.
文件及表格
旅行者应该使用最有效和最具成本效益的交通方式 可用. 通常这意味着使用公共交通工具，如火车、公共汽车、出租车 或飞机. 在选择运输方式时，应考虑几个因素 like; the distance traveled, the travel time, number of travelers, number of locations 参观地点和交通方式.
当一个公共承运人可用，但选择了一个更昂贵的方法没有足够的 理由，报销可能限于共同承运人费率. 附上所有 单据正本，以显示运输工具和支付金额.
如果旅行在旅行社的指示下被取消，旅行者将不承担责任 支付任何费用. 如果为了旅客的方便而取消，他/她可能会 负责任何费用.
重要车辆预约信息
预订车辆，请填写 车辆申请表格 并包括以下资料:
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车辆用途及目的地
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预订日期/时间
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期望车辆类型(轿车、面包车或卡车)
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***司机必须通过NYS DMV许可证事件通知进入并批准 预订前的服务(LENS)计划可以确认. 访问UPD，位于 如果你还没有拿到驾照的话，请尽快拿到 已输入LENS
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24座巴士预订申请表(PDF)
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总线布局模板(XLS)
请填写以下“车辆申请及巴士申请”网上表格 在线表单. 第二天的车辆要求必须在您想要的前一天下午2点之前提出 预订.
此电子邮件将每天检查，您将收到一封相关的确认电子邮件 在您的请求获得批准后提供的信息.
如欲了解更多有关车队车辆预约程序的资料，请浏览 车库的网页.
汽油费、配件费、修理费、折旧费、防冻费、拖曳费、保险费、 汽车俱乐部的会员费和其他费用可能包括在内.
可以要求什么??
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如果你从家里到另一个地方，然后继续你的主要工作 地点在白天，只有额外的里程产生超出正常通勤 是可收回的
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您只能报销在日常业务过程中产生的里程 距离比你平时上班的距离要大. 你只能 有一个正式的工作站吗.
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在计算报销费用时，旅行办事处将对总里程进行四舍五入.
官方大学旅行里程率
在公务旅行中，你可以使用自己的车辆或公共车辆 承运人不可用，不符合成本效益，或不合适. 之前 旅行时，可能需要证明使用个人车辆的理由.
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OGS旅行计算器 (可使用标准尺寸车辆作比较)
里程费率
| 一年 | 每英里费率 |
|---|---|
| 2024 | $0.每英里67 (有效1/1/2024) |
| 2023 | $0.每英里655英镑(有效1/1/2023) |
| 2022 | $0.每英里625 (有效7/1/2022) |
| 2022 | $0.每英里585美元 |
| 2021 | $0.每英里56英里 |
| 2020 | $0.每英里575美元 |
| 2019 | $0.每英里580英镑 |
| 2018 | $0.每英里545美元 |
| 2017 | $0.每英里535美元 |
| 2016 | $0.每英里540英镑 |
| 2015 | $0.每英里575美元 |
报销 & 津贴
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请注意，研究基金会的旅费报销是通过支票支付的，除非 你注册直接存款，专门用来报销你的旅费. 如果你 你是否已经为你的固定工资和旅行报销登记了直接存款 会否自动亦直接存入. 请办理直接存款 完整的 这种形式
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如果您需要更改，支票将自动邮寄到您的工资单上的地址 如果您的邮寄地址是支票的收款人，请与人力资源部联系.
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员工不会收到任何通知，直接存款已经发生，他们 当他们提交时，他们是否会意识到即将到来的报销和金额 他们的费用报告.
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员工的旅行/费用报销将持续支付，并且是 不受工资表的影响. 员工将获得报销 凭证被处理.
当员工只是一日游，不过夜，以下未收到 适用膳食费. 要享受这些餐费，员工必须在旅行中 状态(离家和官方站超过35英里，走了3个多小时) 并满足出发和到达时间要求的早餐和晚餐. 每 根据美国国税局的规定，非过夜的饭菜是要纳税的.
| 目的地 | 早餐 | 晚餐 |
|---|---|---|
| 所有位置 | $5 | $12 |
未收到的一日游餐费报销指南
如果餐食包含在会议中或由任何其他来源提供，则不提供餐食 是报销. 必须提供会议议程.
每餐允许:
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早餐和晚餐是唯一可以报销的餐点
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午餐费用不报销.
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杂项费用，如给行李员、搬运工、酒店女服务员的小费都包含在费用中 每日津贴.
有关发还款项，请参阅 RF应税餐费申请及授权表格 应填妥并提交旅游处处理.
员工可以选择以下两种方式报销过夜旅行的费用: 只要对他们有利. 然而，旅行者可能不会将这两种方法结合起来 在同一个过夜旅行中. 早餐 and dinner are reimbursable meals; lunch is not.
未接收方法(方法一)
这种方法规定了固定费率的膳食、住宿和杂费津贴 无论在哪里获得住宿，包括与亲戚一起住宿的费用 或朋友. 费率是根据获得住宿的城市或县确定的 或者员工要去的地点(以较小者为准)，以及 这些地点必须在费用报表上注明. 以这种方式报销费用不需要收据. 现行汇率如下:
使用这种未签收方式的旅客还可以额外获得5美元.00 如果他们必须在出发前至少一小时离开，则在出发当天提供早餐 他们正常的工作开始时间. 他们也有资格获得额外的12美元.00为 如果他们比平时晚回家至少两个小时，就在回家当天吃晚餐 下班时间. 例如，一位旅客早上7点离开奥尔巴尼.m. 前往纽约 纽约. 旅行者在纽约的一个朋友家过夜，然后到达 第二天下午6点回到奥尔巴尼.m. 旅行者的预定工作时间是从 8:00 a.m. 到下午4点.m. 旅行者有权获得每天50美元的未收到的费用 在纽约住一晚. 此外，旅客有权 再加5美元.00美元的早餐和12美元.00元晚餐.
收货方法(方法二)
这种方法提供实际住宿费用的报销和膳食津贴 杂费按住宿县的联邦报销率计算. 的 每日费率 在美国大陆的地点，每年修订一次. 因为利率 是否基于住宿地点，住宿地点的城市和州必须 在费用报表上注明. 使用方法二时，住宿需要收据，吃饭不需要收据. 与过夜商务旅行相关的餐费报销是 不纳税. 旅行者每天都处于过夜旅行状态，旅行者是 有资格报销住宿费，最高可达每日住宿费和每日住宿费 膳食津贴. 每日一餐是第一晚的晚餐和早餐 第二天. 请注意，银行和信用卡对账单不接受代替实际 开支收据或单据.
使用这种方法的旅客也有资格获得额外的每日早餐 如果他们必须在正常工作开始时间前至少一个小时离开 如果他们比正常工作时间晚回家至少两个小时，就可以吃晚饭 旅行最后一天的结束时间. 在这种情况下，早餐和/或晚餐会 按规定的每日膳食津贴的最高数额报销 住宿的特定区域. 当前的 伙食补贴 早餐按每日20%的比例分配，晚餐按每日80%的比例分配.
最高住宿价格不含税. 在纽约州境内旅行，a ST-129免税证书 必须使用，因为税金不是可退还的项目. 在纽约州以外的地方旅行， 最高住宿费不包括州税和地方税，但会报销 除了每日津贴数额之外.
偶尔，旅行者可能无法找到饭店的价格不超过 旅行地点的最高联邦住宿日费率. 如果发生这种情况， 旅行者必须获得 事先批准 超过联邦税率 在Max形式上. 如果超额每日是不合理的和极其超额的比率，只有高达 该地区的费率可能需要支付.
| 位置 | 每日 |
|---|---|
| 纽约市、拿骚、萨福克、罗克兰和威彻斯特县 | $50.00 |
| 奥尔巴尼、宾厄姆顿、布法罗、罗切斯特、锡拉丘兹及其周边城市 大都市地区 | $40.00 |
| 纽约州所有其他地方 | $35.00 |
| 州外(包括任何州外住宿税) | $50.00 |
外国人每日津贴
(包括夏威夷、阿拉斯加和美国.S. 财产)
外国伙食津贴表将伙食津贴列为一次性支付. 这顿饭 津贴的分项如下:
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晚餐80%
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早餐20%
在预订国际旅行之前，请查看这些链接以获取旅行建议.
有关国际旅行的更多信息，请与国际部联系 教育 oie@010fchome.com
银行/信用卡对账单不接受作为实际收据.