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商务事务办公室
国家采购卡指南

项目概述

国家资助的该诉讼签证采购卡的目的是建立一个更 高效和成本效益的方式购买和支付“官方”博彩平台 养小额购买. PCard允许持卡人进行授权购买 直接从供应商处获取，无需处理传统的文书工作. 持卡人 每笔消费金额可达$2,500或以下.

持卡人不直接支付费用，但要负责记录 他们的购买，查看和打印他们的月度账户活动报表 并在网上对账中对其每月的交易进行对账 系统. 纽约州对使用PCard的所有授权费用负责.

注意: 旅行相关的费用，如膳食、住宿、机票和汽车租赁是不允许的 在该诉讼签证采购卡上.

谁会收到采购卡?

各部门将确定将收到PCard的员工. 发放pcard 对个人. 重要的是要确保每个收到PCard的人都是熟悉的 与国家和学院的采购程序和政策. 这包括，但是是 不限于 养绿色采购，摆脱塑料政策 和 纽约州行政命令4绿色采购规范.

每个持卡人都有责任核实与部门相关的所有费用 具体州帐号. 只允许授权购买. 任何员工 谁进行未经授权的采购会受到适当的纪律处分.

申请过程

要获得PCard，请填写并提交一份 《网赌平台》. 在发布之前，我们将联系申请人安排培训课程 卡片的. 一个默认状态帐号将分配给PCard. 额外的 州帐号可以分配给PCard. 指令提供给 持卡人处理备用国家帐户费用. PCards大约占用 7-10个工作日到达.

使用采购卡进行采购

所有采购仅限于国家官方使用，必须合理，合理， 成本效益高. 为了允许和分配，购买必须与 项目的目的. 作为一所州立大学，良好负责地管理公共资金 需要在这方面的敏感性. 所有活动都要接受定期审计监督 遵守管理本计划的政策和程序. 使用不当 导致暂停特权.

美元的限制

每笔交易不能超过2500美元. 订单不应分割，以方便使用这张卡. *例外情况必须经商务办公室主任批准.

国家采购卡持卡人责任

最佳做法建议持卡人填写购货申请单或其他证明 跟踪他们每次购买PCard的方法.

建议每个持卡人使用采购申请单或其他 演示跟踪方法以确保与相关文档的一致性 使用PCard. 这个文档有几个用途:

  1. 核实所有采购;
  2. 审核特定的PCard;
  3. 调和报告的账单差异;
  4. 编制采购授权文件;
  5. 跟踪所有卡的活动，包括遵守相关州和学院的规定 绿色采购政策;
  6. 记录收到的物品.

采购惯例:

  • 不要把你的PCard或账号给供应商以外的任何人 你正在购买. 不要与任何人分享你的PCard号码.
  • PCard的使用仅限于为公务人员购买商品和服务 国家使用. 不要使用这张个人信用卡支付个人费用. 这样的不当使用将受到惩罚 员工要纪律严明
  • 采购的物品/服务必须遵循采购层次结构(按照 纽约州财政法第163条.3和4)和博彩平台政策7553概述如下:

此信息可致电采购服务部(315)470-4795查询.

  • 养致力于与纽约州认证的少数族裔和女性拥有的企业开展业务. 持卡人应向nyys认证的M/WBE订购商品和服务 只要有可能. 将进行定期审查，以确保履行这一承诺. 认证供应商名单 
  • 如果项目无法从首选来源获得，则根据州合同，在SUNY上 广泛的合同，或MWBE/SDVOB，持卡人应能够证明 良好的商业惯例建议至少获得三份书面证明 报价.
  • 如果您的购买将超过单笔交易限制，那么不要分割您的 订购，以便您可以使用PCard. 请提交采购申请单到 采购办公室进行处理. 如果供应商不接受PO，请提交 一份采购申请单，并要求Amber Calogero在她的PCard上订购该物品. 报价必须附在采购申请单上. 
  • 资金必须在购买时可用.

下订单

订单可以通过电话、传真、网上或亲自下单.

  • 证明自己是博彩平台的养
  • 通知供应商您正在使用该诉讼 Visa采购卡并进行验证 他们接受
  • 通知供应商采购是免税的，并提供纽约免税号码 (14740026K) or 免税证明 如果有必要的话. 只和能满足我们免税要求的供应商做生意
  • 确定项目并提供一个 完整描述 和 经营目的，包括适用的绿色采购规范. 如果有的话，使用目录中显示的产品编号、制造商名称、 和模型
  1. 提供准确的数量，并要求每个项目的全部金额. 如果使用 在订单中，在“单价”中输入这个
  2. 询问是否需要额外的运费. 如果是，则增加额外费用 到订购表格或摘要
  3. 合计的金额
    • 给供应商你的卡上的名字，账号和收据 卡过期
    • 如果货物有损坏或短缺，你有责任通知公司 交付.
    • 将收据正本附在你的对账单上，并在部门保存6年 年份加上当年.

注意: 如果您亲自购买，请获得详细的收据，除了 信用卡收条，并核对信用卡收条，确保签收准确.

授权购买(最高2,500元)的例子:

  • 会议和研讨会的注册
  • 以大学名义订阅及成为会员
  • 集中商品国家承包合同事项
  • 维修合同不包括的设备维修
  • 书
  • 物料供应
  • 膜处理
  • 邮资
  • 印刷
  • 广告
  • 运费(UPS，联邦快递，)
  • 核准商标项目
  • 网上购买上述任何一项
  • 根据大学的支出指南购买合理的食品和饮料 与文档

限制事项:

  • 旅游和娱乐(e).g.、航空公司、汽车租赁、出租车、班车、停车场、住宿、 餐厅用餐
  • 电脑
  • 笔记本电脑
  • ipad
  • 无人驾驶飞机
  • 相机
  • 投影仪/摄像机
  • 其他个人电子设备
  • 鲜花、贺卡
  • 个人庆祝活动和情感礼物(如.g.生日，退休，等等。
  • 员工士气及认可
  • 礼券、礼品卡、储值卡
  • 识别的礼物
  • 汽油
  • 个人使用
  • 酒精饮料咖啡服务
  • 食品购买不属于 养开支指引 (e.g.(从事日常业务会议或庆典的员工)
  • 订单超过2500美元的限制-使用传统的购买方法
  • 单独购买的物品，如果一起购买，将超过2500美元的限额 (排序)
  • 维护协议
  • 预支现金，购买时返还现金，退货时返还现金
  • 受管制物质(e).g.、麻醉品及处方药)
  • 活体动物，放射性物质，特种气体和钢瓶租赁
  • 任何被美国政府认定为精选药剂或毒素的材料、药剂或毒素 关系
  • 当书面协议需要由养代表签署时
  • 由个人承包的服务
  • 租赁、保险
  • 支付给养附属机构的款项(研究基金会、学院基金会、 等.)
  • 未经核准的商标项目

**以下项目也是 限制 如果超过500美元

  • 监控
  • 打印机
  • 复印机
  • 冰箱/冰柜(厨房和实验室)
  • 家具
  • 车库/维修设备(吹雪机，动力/蒸汽清洗机，便携式空调 单位)
  • 科学设备(干燥箱、离心机、测量设备、传感器、天平、 显微镜等.)

财政年度限制

在下订单之前，请确保您的账户中有可用的资金. PCard特权 可在财政年度结束时暂停使用，以作为养的成本控制工具及/或 如果国家预算不到位. 我们建议持卡人谨慎使用PCard 随着财政年度的临近.

帐户和解

持卡人须向该诉讼登记，方可查阅及列印网上结单 的持卡人活动 http://www.paymentnet.jpmorgan.com. 养采购卡管理员将提供有关注册的进一步说明 在适当的时候.

持卡人只能接受供应商提供的商品和服务的收费 交付.

  • 该诉讼于每月5日或前后向持卡人发送电子邮件通知 谁在结算周期中有活动. 这是一个例行的提醒，说明账单 循环闭合，语句是
  • 持卡人必须审阅并打印该诉讼对账单，核对每笔交易， 并提供所有收据.
  • 需要在在线对账系统中完成额外的对账. 养采购卡管理员会向所有持卡人发送电子邮件通知 当活动可用于调节时. 对账应在10个工作日内完成 天(截止日期在邮件中注明).

你的月度总结:

  • 如果您收到多份收据，请将所有收据附在您的认证页和该诉讼上 对于一个交易，然后把它们钉在一起并附上. 原始交易 合计应等于收据上的累计总额.
  • 确定符合绿色纽约和学院的绿色采购要求.
  • 确定任何销售税的费用作为抵免
  • 如果您的该诉讼对账单上显示您订购的产品的费用，请与供应商联系。 但没有收到. 任何回报的积分都出现在该诉讼的报表上. 供应商 是否应该在货物装运后再向该诉讼提交费用. 如果你不能解决 与供应商的事宜，按照流程办理
  • 向该诉讼报告任何未经授权的交易
  • 认证和对账应在项目结束后10个工作日内完成 管理部门通知持卡人是时候进行认证了.

在线对账和认证系统

PCard账户在一个在线系统中进行核对 博彩平台的网站. 养采购卡管理员将向新持卡人提供指导 如何登录系统以及如何使用它来协调和认证PCard活动. 网络培训

采购卡交易部门审批

每月对持卡人的交易进行审查和批准 部门人员，最好是主管. 除非另有说明，此 是否分配给持卡人授权表上所列的主管. 审稿人必须在每月报表的硬拷贝上签名并注明日期 持卡人. 按照国家机关的内部控制职责，进行一切交易 必须审查和批准适当性.

如果审核员不同意每月的对账单，持卡人应该 要求核实文件并解释任何差异的原因. 监事 必须通知养的采购卡管理员任何转让或终止 持卡人或转让或终止指定的审稿人. 所有原始 文件需要由部门保留至少6年 加上当年.

质疑项目 & 返回

  1. 持卡人的责任

如果一个项目被退回给供应商，如果供应商收取销售税，或者如果 信用卡到期时，持卡人必须要求供应商签发该诉讼 Visa 信贷. 不能接受现金来解决信用状况.

  1. 销售税

 这所大学是免税的. 如果在该诉讼对账单上出现了一笔销售税费用， 持卡人应直接与供应商联络，安排收取此项费用 逆转. 要求供应商将所收取的销售税和票据记入你的账户 你收据上的待付信用证 & 附上显示请求的文件 对于电荷反转. 该诉讼不会协助处理销售税问题.

  1. 退货和信用

 您有责任对您在PCard上购买的物品进行初始退货. 采购办公室不必参与这个过程. 请文件 所有积分和退货都在您的PCard包内.

如需退货，请直接与供应商联系以确定正确的退货程序. 任何发放的积分都将出现在随后的Visa对账单上.

3. 未收到的项目

 如果您的该诉讼 Visa对账单上显示订购但未收到的商品的费用， 联系供应商解决问题. 供应商不应向 签证，直到货物已发运.

注意: 如果您无法与供应商解决除销售以外的任何上述问题 纳税、纠纷按程序办理. 如果你想对指控提出异议，你必须 在60天内向该诉讼报告未经授权的交易.

4. 纠纷

 如持卡人无法解决与供应商的争议或有收费 Visa对账单上未授权或未识别的，持卡人就可以 对收费提出异议.

提出争议的步骤:

  1. 登录该诉讼 http://www.paymentnet.jpmorgan.com
  2. Select Transactions>Manage 显示“事务列表”屏幕.
  3. 单击要争议的交易. 交易详情-一般信息 屏幕显示.
  4. 点击 争端.
  5. 确认您的 电子邮件地址.
  6. 选项中选择原因 争端的原因 按要求列出并提供任何额外信息.
  7. 点击 提交

注意: 所有交易必须在网上对账系统中进行对账和认证 待定学分.

该诉讼 签证的责任

 该诉讼将向持卡人的帐户发出信用咭，并处理相应的退款 对于所有有疑问的问题，都以国家机构的名义解决.

遗失或被盗采购卡

持卡人的责任

如有p卡丢失或被盗，请立即致电1-800-270-7760向该诉讼客户服务部报告 和 联系养采购卡管理员，电话:315-470-4795. 在与银行联系时， 准备好说出你的名字，和信用卡上的一模一样 号码，卡的有效日期和关于丢失的简短说明.

请注意:如不遵从此通知程序，持卡人可能会 对欺诈性使用信用卡承担个人责任.

该诉讼 签证的责任

该诉讼将立即采取行动，取消信用卡丢失或被盗. 该诉讼将 尽快采取措施签发补卡. 更换卡 直接发送给养采购卡管理员.

责任

纽约州将首先对PCard的所有费用负责，但欺诈除外 供应商或员工使用该卡，每笔交易超过单笔 限制，以及参与国家机构施加的任何其他限制.

而纽约州将对该诉讼负责所有相关的员工费用 有了PCard，持卡人将自己负责报销纽约 说明因滥用或欺诈性使用该卡而产生的任何费用.

纽约州对非雇员产生的任何费用概不负责. 因此, 如果p卡丢失或被盗，立即报告是很重要的 发给该诉讼和养采购卡管理员. 第VI - A节载有资料 有必要报失. 不遵守此通知程序可能会 导致持卡人对欺诈性使用信用卡承担个人责任 PCard.

暂停或取消采购卡特权

任何误用或滥用该卡将导致暂停或取消所有PCard 特权. 未能协调PCard活动在这些指导方针中指出可能导致 暂停或取消所有PCard特权. 监控PCard的使用情况 并进行合规性审计. 养采购卡管理员授权所有 请求暂停或取消.

该诉讼也可以暂停信用卡的特权，只要他们怀疑可能未经授权 使用. 这是减少欺诈风险的先发制人的措施. 该诉讼将尝试 以电话或电邮通知持卡人.

误用或滥用信用卡

术语“误用或滥用”是指员工在未经授权的情况下使用PCard 参数，例如:

  • 超出许可限额的收费
  • split-ordering
  • 购买不允许的物品
  • 意外个人费用
  • 未能按本准则所述进行协调
  • 没有报告卡丢失或被盗
  • 与他人共用PCard或PCard号码

纪律处分将取决于违规的严重程度，可能包括停学 及/或取消个人咭及/或个人报销.

欺诈性使用信用卡

术语“欺诈性使用”是指有意有计划地使用PCard 意图欺骗，从而为自己或他人获得不正当利益 除了纽约州.

将采取以下行动:

  • 立即暂停卡的特权
  • 取消持卡人的购买权限
  • 强制员工向国家报销
  • 可能导致终止雇佣关系的正式纪律处分 适用的合同条款，或管理/保密指定员工， 依照的规定 纽约州公务员法第75条.

员工离职

如果持卡人离开基金，部门主管或持卡人必须与基金联系 采购卡管理员请求取消该卡. 一旦取消, 切割卡应发送给养采购卡管理员. 欧洲证券化论坛 采购卡管理员将指示该诉讼取消所有的PCard特权 任何离校的持卡人. 持卡人应尽一切努力 完成任何未完成的对账. 持卡人必须与任何供应商联系 终止与信用卡绑定的所有自动或循环账单. 纽约 国家将继续对持卡人所产生的任何费用负责，直到 该诉讼被指示取消PCard.

更新/更改帐户

采购卡项目维护表应填妥并提交至 养采购卡管理员处理账户信息的更新.

这些更新可能包括持卡人姓名更改，地址更改，状态帐户号码 访问或更新所列主管. 请与养采购卡联系 提供额外援助的管理员.

个人帐目审计

重要的是要注意发卡机构和国家办公室 主计长可以选择在任何时候审计PCard账户. 审计的执行情况 不需要提前通知. 因此，非常重要的是，各部门 保留所有PCard交易的准确记录. 文件必须存档 在本部门工作6年加上本年度.

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采购卡营业处

布雷厅101号

电话:(315)470-4795 

持卡人签名:    

日期: 

我承认我接受过关于养使用指南的培训 并了解国家采购卡的条款和条件.

该诉讼 客户支持

 Y您可以使用PaymentNet在线帮助找到大多数问题的答案. To 访问帮助，点击 Help>Help Index 在PaymentNet菜单栏上.

如果您需要帮助，请联系您的项目管理员，或致电J.P. 摩根士丹利的客户 服务电话在您的卡背面.

如果您没有卡，请联系客服1-800-270-7760 (TTY) 1-800-955-8060).

J.P. 摩根客户服务每周7天，每天24小时提供服务.